مسیر پرزنتیشن

ارائه‌ی یک پرزنتیشن مانند همراهی مخاطب از شروع تا پایان یک سفر است. در شروع، مخاطب نیازمند مقداری اطلاعات اساسی‌ست قبل از این‌که با شما در این مسافرت همراه شود. وقتی اطلاعات کافی باشد، مخاطب با توجه، دقت و حضور ذهن بهتری در هر گام از مسیر تا پیام نهایی به شما گوش خواهد داد.

چه کسی

ابتدا باید خودتان را به روشنی معرفی کنید، میزان اطلاعاتی که شما درباره‌ی خودتان و کارتان و سطح تشریفاتی که رعایت می‌کنید کاملا بستگی به پرزنتیشنی دارد که قصد ارائه‌اش را دارید؛ برای مثال در پرزنتیشنی که همکاران‌تان مخاطب هستند شاید نیاز نباشد اسم و سابقه کاری بیان کنید، و می‌توانید زبان غیر رسمی‌تری را برای ارائه مطلب داشته باشید.

در مقابل پرزنتیشن برای یک مشتری جدید نیازمند جزئیات بیشتر ازسوابق کاری و تجربه‌ی شماست، و باید از زبان رسمی‌تری در آن استفاده کرد. بهتر است به مرحله‌‌ای از اطمینان خاطر برسید که در آن کاملا راحت درباره‌ی گذشته و تجارب اکنون‌تان حرف بزنید.

چرا

مقصد را برای مخاطب مشخص کنید. دلیل این‌که آن‌ها برای گوش دادن به شما این‌جا هستند و هدف خودتان از پرزنتیشن را بیان کنید. اگر مخاطب نداند چرا باید گوش بدهد، چندان دلیل قانع کننده‌ای برای همراهی شما در تمام مسیر نخواهد داشت. چرایی، ارتباط مستقیم با نتیجه‌گیری و پیام نهایی که احتمالا مهمترین بخش پرزنتیشن شماست دارد.

چه

تشریح نقشه‌ی راه – نکته‌های اساسی که شما تصمیم دارید نشان داده و ترتیبی که علاقه دارید آن‌ها را بسط دهید. وقتی مخاطب چشم‌اندازی روشن از مسیری که شما می‌خواهید او را ببرید دارد – می‌تواند راحت‌تر شما را دنبال ‌کند، و ضمن داشتن شمایی کلی از طرح‌ متوجه می‌شود که با آمادگی و نظم کاری مشخص پرزنتیشن‌تان را ارائه می‌کنید. دلایل خوبی برای ارائه یک نقشه‌ی راه وجود دارد. همان‌طور که پژوهش‌ها نشان داده‌اند، وقتی مخاطب از ساختار و شکل پرزنتیشن آگاه است، بهتر گوش می‌دهد و بهتر به یاد می‌آورد.

روشی که برای ارائه نقشه راه پیشنهاد می‌شود “سکانس‌بندی” ست که سادگی و کاربرد هر روزه‌اش در زندگی روزمره ممکن است شما را در اهمیت آن مشکوک کند مانند، یک، دو، سه یا اولین، دومین و سومین که همه جا گفته و شنیده می‌شود. با این وجود کارایی آن همچنان در سطح بالایی از تاثیر قرار دارد. تا جایی که گاهی از سکانس‌بندی یا شماره‌گذاری به عنوان یک اصل یادآوری که ما از طریق آن اطلاعات را دوباره فرا می‌خوانیم یاد شده است.

چگونه

خودتان را به جای مخاطب بگذارید، نشانی‌هایی را که نیاز دارد به او بدهید. اگر می‌خواهید مخاطب در بخش اصلی پرزنتیشن همراه شما باشد نگرانی‌هایش را بر طرف کنید. آن‌ها ممکن است مثلا در این فکرها باشند، چه مدت باید این‌جا بنشینند؟ آیا من باید یادداشت برداری کنم؟ چه وقت می‌توانم سوالاتم را بپرسم؟ آیا در این‌جا قهوه یا چای در دسترس است؟ بنابراین خیلی موثر خواهد بود که چنین مسائلی را در همان ابتدا پاسخ داده تا مخاطب کاملا آماده و حاضر برای شنیدن همراه‌تان شود.

یک شروع باید شامل همه‌ی این موارد باشد اما درعین حال نباید خیلی هم طولانی شود. ۹۰ ثانیه، تا جایی که شواهد بیان می‌کنند سرمشق خوبی‌ست - طولانی‌ شدن آن ممکن است باعث از دست رفتن مخاطب بشود.

اما در این ۹۰ ثانیه مخاطب هر لغت و هر حس شما را لمس می‌کند. یک شروع درست کمک بزرگی‌ست به ساختن یک احساس خوب، پس هدف‌تان باید این باشد که قاعده‌مندی درستی در این زمان داشته باشید.

• منبع: Presentations in English, Erica J.Williams